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Factura | ¿Qué es una factura?

Todos los empresarios y autónomos están obligados a emitir facturas. Sin embargo, existen diferentes modelos de factura. ¿Cuál es el más adecuado en cada caso? Aprende los diferentes tipos de facturas y a elegir entre el mejor de ellos en cada caso.
Alberto Abad
2 February, 2021

Autónomos y empresarios están obligados a cumplir con la normativa de facturación o, lo que es lo mismo, a emitir facturas. Así pues, si estás decidido a emprender y montar tu propio negocio o tu propia empresa, es fundamental que conozcas profundamente esta normativa. Es de vital importancia conocer qué es una factura y qué modelos de facturas existen, ya que solo de esta manera se podrá cumplir con la obligación de facturación.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento mercantil con validez legal y fiscal que sirve para acreditar una compraventa de un bien o de un servicio. Así, en este documento aparece toda la información relativa a la transacción, desde la identificación de emisor y receptor de la factura hasta la descripción de los bienes y servicios objeto de la compraventa.

 

¿Quién está obligado a hacer facturas?

De acuerdo con el artículo 1 del Reglamento por el que se regulan las Obligaciones de Facturaciónestarán obligados a expedir y entregar facturas en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional los empresarios o profesionales. Así, estarán obligados a emitir facturas en cualquiera de los siguientes supuestos:

  • Cuando el cliente sea un particular y este solicite la factura.
  • Cuando el cliente sea un empresario o autónomo.
  • Cuando se lleve a cabo la exportación de bienes que están exentos de IVA.
  • Cuando el cliente sea un organismo o entidad de la Administración Pública o una persona jurídica que no tenga la consideración de empresa o autónomo.
  • Cuando se lleve a cabo una venta a distancia.
  • Cuando se lleve a cabo venta sujeta a impuestos especiales.

 

¿Qué tipos de factura puedo emitir?

Existen diferentes tipos de facturas, cada uno de ellos indicado para una u otra circunstancia. Así, dependiendo de la operación comercial que se lleve a cabo se deberá usar uno u otro tipo, por lo que resulta fundamental saber cuándo usar cada modelo.

Factura ordinaria


Este modelo de factura es el más utilizado, ya que documenta una operación comercial de compraventa de un bien o de prestación de un servicio. Así pues, una factura ordinaria es el documento físico que prueba una operación comercial y que contiene información detallada de la misma.

Los datos que debe contener este modelo de factura son los siguientes:

  • Número de factura.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Nombre y apellidos o razón social del emisor.
  • NIF del emisor.
  • Domicilio del emisor y del destinatario.
  • Retención en concepto de IRPF.
  • Cuota tributaria.
  • Precio total de la operación. (Incluyendo IVA)
  • Fecha de la operación de compraventa o de prestación del servicio.

 

Factura rectificativa


Como consecuencia de la factura ordinaria puede darse la factura rectificativa, que se lleva a cabo cuando se ha de corregir una factura anterior (habitualmente ordinaria) cuando no cumpla los requisitos que exige la normativa de facturación. También son utilizadas cuando se lleva a cabo la devolución de productos o cuando se producen descuentos posteriores a la compra-venta.

Este tipo de facturas solo se podrán expedir cuando se den los motivos que justifican su expedición, siempre y cuando no hubieran transcurrido más de 4 años desde que se emitió la factura que se pretende rectificar.

Este tipo de facturas debe contener los datos de la factura ordinaria, así como los siguientes:

  • Identificación de la factura rectificativa como el número de la misma o su fecha de expedición.
  • Rectificación y motivos de la misma.
  • Condición de la factura rectificativa.
  • Tipo impositivo y cuota repercutida teniendo en cuenta la rectificación que se ha llevado a cabo.

Haz clic aquí si necesitas leer más sobre la factura rectificativa.

 

Factura recapitulativa


Las facturas recapitulativas incluyen en una sola factura más de una operación comercial con el mismo destinatario que se han llevado a cabo en diferentes fechas, pero dentro del mismo mes. No obstante, cuando el receptor de la factura sea un empresario actuando como tal, la factura recapitulativa deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se llevara a cabo la operación.

En este artículo explicamos más detalladamente las facturas recapitulativas

 

Modelo de factura proforma


Este tipo de facturas documentan una oferta comercial, es decir, ponen de manifiesto el precio determinado al que el empresario venderá una serie de productos o prestará una serie de servicios. La factura proforma tiene por objeto dar la máxima información posible sobre la compra que se va a llevar a cabo, por lo que no tiene ningún valor contable ni sirve como justificante.

Haz clic aquí para saber más sobre la factura proforma.

 

Modelo de factura simplificada versus completa

 

Dependiendo de si las facturas tienen más o menos información, las facturas podrán ser completas o simplificadas.

  • Factura simplificada: se expedirá este tipo de factura cuando el importe de la operación no supere los 400 euros con IVA incluido y lo solicite el emisor. Este tipo de factura solo contiene los datos del emisor, no siendo necesarios los datos fiscales del receptor de la misma.
  • Factura completa: la factura completa es igual a la factura ordinaria, por lo que contendrá los datos a los que ya hemos hecho referencia.

En este artículo abordamos la diferencia entre la factura simplificada y la competa

 

Modelo de factura electrónica


Estas facturas equivalen a una factura en papel, por lo que tendrán igual tratamiento, si bien es cierto que la electrónica se transmite de forma telemática.

Para que esta sea válida tendrá que cumplir con los requisitos que ha de cumplir cualquier otra factura, conteniendo los datos obligatorios que ya se han mencionado.

Haz clic aquí para saber más sobre las facturas electrónicas.

Hemos creado esta tabla a modo de resumen:

TIPO ESTRUCTURA DESCRIPCIÓN
Factura Ordinaria Contienen todos los datos según la normativa. Aparecen los datos de entrega de los productos o servicios, junto con el precio e impuestos aplicables.
Factura Simplificada Contienen un número reducido de datos, no está incluido el comprador. Datos indispensables: Datos del expedidor, bienes entregados y contraprestación total.
Factura Rectificativa o Factura de Abono Contiene los mismos datos de la factura que hace referencia de devolución. Hacen referencia a la devoluciones de productos, o para subsanar diferentes errores de la factura ordinaria.
Factura Recapitulativa Agrupación de albaranes o de facturas. Si es la agrupación de facturas, para que tenga valor fiscal, las facturas anteriores tendrán que estar
Factura Proforma Similar a un presupuesto, utilizada solo como borrador. Factura provisional de una futura actividad comercial.
Duplicado de factura Repica de los datos de la nota original para el receptor. Contiene los mismos datos que la factura original y se emite en caso de pérdida original.
Factura Electrónica Factura en formato electrónico Se expide y se recibe en formato electrónico, con los mismos efectos legales que las facturas en papel.

 

Contenidos obligatorios en una factura de acuerdo con la normativa de facturación

 

En toda factura se han de incluir determinados datos o contenidos de cuya existencia dependerá la validez legal y fiscal de dicha factura. Estos datos obligatorios son los siguientes:

  • Número y serie de la factura.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Fecha de la operación comercial, salvo cuando dicha fecha coincida con la fecha de expedición.
  • NIF, nombre y apellidos y razón social del empresario o autónomo que emite la factura.
  • Identificación de los bienes o servicios que sean objetos de la compraventa.
  • Tipo impositivo y cuota tributaria.
  • Cuando la factura esté exenta de IVA, esto deberá ser especificado en la misma.
  • Anticipo o descuento en caso de que resulten de aplicación.
  • Contraprestación total, es decir, el precio que ha pagado el receptor de la factura por los bienes y servicios.

Además, se deberá hacer constar en la factura ciertas circunstancias, tal es el caso de los supuestos en que la operación esté exenta de acuerdo con la normativa, o cuando resulte de aplicación el Régimen Especial de Agencias de Viajes o el Régimen Especial de Bienes Usados, entre otras circunstancias.

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Alberto Abad
CFO. Ingeniero de telecomunicaciones al que le encanta la contabilidad y fiscalidad. Lidera el desarrollo del programa de facturación líder que hace la vida más fácil a miles de autónomos y pymes. LinkedIn

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