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Cómo hacer una factura sin ser autónomo: condiciones para facturar sin estar dado de alta como autónomo

No es obligatorio estar dado de alta en la Seguridad Social para facturar, pero sí en Hacienda, por las implicaciones fiscales de las facturas: la conveniencia de darse de alta como autónomo o no para facturar la determina la asiduidad de la actividad.
Ismael Morales
9 March, 2021

La cuota de autónomos que se tiene que pagar en España (no proporcional a los ingresos o a la facturación) hace que muchos trabajadores por cuenta propia se planteen si les renta darse de alta como autónomos para facturar sus trabajos: en realidad, se puede facturar sin ser autónomo bajo unas condiciones muy particulares, que vienen determinadas por la frecuencia con la que la actividad se desarrolla.

¿Por qué no se puede facturar sin ser autónomo?

Alta en Hacienda y alta en la Seguridad Social: dos procesos distintos y necesarios

Todo trabajador autónomo que se constituya como tal, debe acometer dos procesos de alta: uno en Hacienda (alta en el IAE, Impuesto de Actividades Económicas) y otro en la Seguridad Social (alta en el RETA, Régimen Especial de los Trabajadores Autónomos).

Ambas altas tienen su sentido: el alta en Hacienda es necesaria a efectos de retenciones e impuestos (IRPF e IVA), mientras que el alta en la Seguridad Social tiene por objeto satisfacer una cotización (mediante el pago de la cuota de autónomos).

En realidad, cuando planteamos la disyuntiva de darse o no de alta como autónomo para facturar, habría que estudiar lo que ocurre cuando se factura sin haber completado alguna de las dos altas. Hay que destacar que Hacienda y Seguridad Social son dos organismos que se comunican entre sí con una gran fluidez.

¿Cuándo hay que darse de alta como autónomo?

El alta en el RETA debe tener efecto en un plazo de 60 días antes del inicio efectivo de la actividad: a continuación, el autónomo debe darse de alta en Hacienda. Son las condiciones indispensables para que se pueda facturar por una actividad profesional, tal y como se recoge en el Estatuto del Trabajo Autónomo.

En condiciones normales, han de concurrir las dos altas para que ni Hacienda ni la Seguridad Social sospechen que el autónomo está incurriendo en una actividad fraudulenta; no obstante, existen ciertos casos en los que el alta en la Seguridad Social podría ser un paso imprescindible a la hora de facturar.

¿Se puede facturar sin estar dado de alta en la Seguridad Social?

Para analizar este caso, asumimos que el autónomo se ha dado de alta en Hacienda, pero no en la Seguridad Social, es decir, no está dado de alta en el RETA.

Lo que ocurrirá es que el autónomo, si comienza a facturar sin estar dado de alta en el RETA, levantará rápidamente las sospechas en Hacienda, que podrá notificar este caso a la Seguridad Social.

Esta podría obligar al autónomo “no constituido totalmente” a pagar íntegramente todas las cuotas no abonadas desde que se dio de alta en Hacienda, con un recargo del 20 % sobre el total de la cantidad pendiente de abono.

Acto seguido, y casi con toda seguridad, la Seguridad Social iniciará un procedimiento sancionador para multar al autónomo que haya facturado sin estar dado de alta: estas multas tienen carácter retroactivo y afectan al resto de las prestaciones contributivas que se hubieran cobrado, obligando al autónomo a devolver las cantidades percibidas (porque se considera un cobro indebido).

¿Se puede facturar sin estar dado de alta en Hacienda?

Analizaremos el caso opuesto: un autónomo no se da de alta en Hacienda, pero sí en la Seguridad Social. Por lo tanto, paga sus cuotas todos los meses, y no tendría problemas en lo que al RETA se refiere.

Sin embargo, el problema viene en el sentido opuesto: la Seguridad Social detectaría la situación e informaría a Hacienda. La realidad sería que el autónomo que hiciese esto estaría evadiendo el pago de impuestos correspondientes a su actividad (el IVA, sin ir más lejos), así como la no aplicación de retenciones por IRPF.

La Agencia Tributaria obligará al autónomo a abonar todos los impuestos que haya dejado de pagar, con sus consiguientes intereses de demora; y nuevamente, el autónomo estaría en riesgo de ser objeto de un procedimiento sancionador por parte de la AEAT, en función de la cantidad no declarada y del posible afán defraudatorio que Hacienda estime (presente casi siempre en estas sanciones).

¿Cuándo es posible facturar sin ser autónomo?

La condición que suele poner la Administración para no requerir las altas como autónomo a la hora de facturar es la eventualidad con la que se realicen los trabajos por cuenta propia.

Si bien no existe mención alguna a esta cualidad en las leyes que regulan el trabajo autónomo o el RETA, es cierto que se ha ido sentando jurisprudencia en favor de los autónomos en nuestros tribunales, a raíz de los casos de autónomos que han sido objeto de sanciones por parte de la Administración al facturar sin haber estado dados de alta.

De estas sentencias, se emana una forma de medir la eventualidad, que no se basa realmente en la periodicidad o frecuencia con la que el autónomo facture, sino en la superación del umbral del SMI (Salario Mínimo Interprofesional) como indicador.

De esta forma, se establece que, si la actividad económica no es habitual, o los ingresos mensuales no superan el valor del SMI, el autónomo podrá facturar sin haberse dado de alta en la Seguridad Social.

La obligatoriedad de darse de alta en Hacienda

Sin embargo, el alta en la Agencia Tributaria siempre es obligatoria cuando se desee emitir facturas por la actividad profesional: no es legal eludir impuestos, y Hacienda lo considerará una falta grave.

El asunto es que darse de alta en Hacienda no tiene repercusión alguna, más allá de la necesidad de realizar las declaraciones de IVA (trimestral y anual), y de tributar anualmente por el IRPF (o trimestralmente, en ciertos casos).

La fiscalidad del autónomo a este respecto es la misma que la de una persona física, ya que el IVA cobrado a los clientes debe ser devuelto a Hacienda (restándole los gastos deducibles que resulten de la actividad).

Es, por lo tanto, imprescindible para facturar que el autónomo se haya dado de alta en el epígrafe del IAE que mejor defina su actividad profesional: la elección del IAE determinará posteriormente la naturaleza de la fiscalidad del autónomo (retenciones, gastos deducibles, conceptos desgravables, etc.).

Lo bueno es que el alta y la baja en Hacienda son dos procesos fácilmente gestionables desde la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria: se realizan cumplimentando los modelos 036 y 037, y el proceso es realmente rápido y sencillo.

Cómo facturar sin pagar la cuota de autónomos: no darse de alta en el RETA

Por lo tanto, sí que es posible no estar dado de alta en la Seguridad Social mientras se realiza la actividad profesional: la condición es estar dado de alta en Hacienda para facturar, y no rebasar los ingresos mensuales determinados por el SMI.

Y, aunque los ingresos mensuales rebasasen el SMI, siempre se podría acreditar la eventualidad de la actividad profesional, pero ya en el marco del recurso ante una sanción, o en un procedimiento judicial contra la Administración.

No se debe recurrir a un tercero para facturar

Las Inspecciones de Trabajo tienen a las cooperativas de trabajo asociado en el punto de mira por la facilidad en la que pueden incurrir en fraudes: a su amparo, los autónomos con proyectos eventuales no se dan de alta y delegan la facturación en la cooperativa.

Esta práctica es, como hemos dicho, potencialmente fraudulenta: en algunos casos, la Inspección ha procedido al cierre de las cooperativas y, en otros, a sancionar a los propios profesionales por incurrir en estas actividades.

Finalmente, se recomienda a los autónomos que siempre cumplimenten el alta tanto en Hacienda como en la Seguridad Social. La mejor manera que tiene un autónomo de facturar correctamente es utilizando un programa de facturación cómo el de STEL Order que le permita gestionar su negocio diariamente con facilidad.

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