Gestionar bien las entradas y salidas de dinero en la empresa es algo fundamental para que esta pueda cumplir con sus obligaciones de pago a tiempo y obtener rentabilidad. El plan de tesorería es la herramienta esencial para llevar a cabo un control de los cobros y los pagos.
A través de él podemos conocer las necesidades financieras de un negocio tanto a corto como a largo plazo, y tomar decisiones que ayuden a asegurar que habrá liquidez suficiente cuando llegue el momento de hacer los pagos.
Índice de contenidos
¿En qué consiste un plan de tesorería?
Como decíamos antes, es una herramienta de gestión financiera imprescindible para garantizar que la empresa cuenta con liquidez para hacer frente a sus obligaciones financieras a corto y largo plazo.
Es un documento que, de forma detallada, se encarga de planificar, supervisar y controlar los flujos de caja (entradas y salidas de dinero), con el objetivo de asegurar que siempre hay fondos suficientes para poder operar con normalidad.
¿Para qué sirve el plan de tesorería de una empresa?
Este plan puede ayudar a conseguir diferentes propósitos empresariales:
Garantizar la liquidez
Su objetivo principal es asegurar que la empresa va a tener suficientes fondos disponibles para cumplir con las obligaciones financieras que vencen a corto y largo plazo: pagos a proveedores, salarios, impuestos, etc.
Si hay una buena planificación, se evita que aparezcan problemas de liquidez que puedan suponer un riesgo para la viabilidad del negocio.
Planificación financiera
Esta herramienta permite a la empresa prever sus necesidades de efectivo de cara al futuro, lo que le facilita la planificación financiera, por ejemplo, programando pagos y cobros y gestionando sus inversiones.
El plan de tesorería permite una buena adaptación de la estrategia financiera a las previsiones de flujo de caja.
Optimización del uso de efectivo
La información recogida en un plan de tesorería facilita la toma de decisiones sobre el uso de efectivo. Esto reduce el riesgo de que haya fondos paralizados, que podrían invertirse y generar rendimientos adicionales.
Gestión de riesgos
Esta herramienta también da buenos resultados para anticipar y gestionar los riesgos financieros. Planteando diferentes escenarios, una empresa es capaz de prepararse para posibles contingencias y tomar decisiones proactivas.
Apoyo en la toma de decisiones
El plan de tesorería es una base sólida de información que ayuda a la gerencia en la toma de decisiones estratégicas y operativas porque los datos que contienen permiten decidir con mayor conocimiento de causa sobre cuestiones como inversiones, búsqueda de financiación o ajustes en las políticas de crédito y cobro.
¿Cómo se hace un plan de tesorería?
Luego veremos un ejemplo de plan de tesorería, pero antes es conveniente que conozcas los pasos que hay que dar para elaborar un documento de este tipo.
Recopilación de información
El punto de partida es recopilar y evaluar los estados financieros existentes. Obtener datos sobre los ingresos, los gastos, las cuentas que están por cobrar y pagar, los saldos bancarios y cualquier otra información que se considere relevante.
Horizonte de proyección
A continuación, se define el horizonte de proyección, que suele abarcar uno o dos años. Para que la proyección sea realista, es importante tener en cuenta los plazos de cobro y de pago que son habituales en el sector en el que se opera.
Elaboración de proyecciones
El siguiente paso es identificar todas las fuentes de ingresos de la empresa, las fechas de cobro y los métodos de pago disponibles. Organizar el pago de los clientes ayuda a prevenir una posible falta de recursos.
Para realizar proyecciones de ingresos y gastos que sean realistas hay que basarse en datos históricos, tendencias del mercado y previsiones económicas, por lo que siempre es útil contar con un software especializado en este tipo de tareas.
Gastos y salidas de efectivo
Es primordial registrar en el plan de tesorería las fuentes de ingresos, pero no podemos olvidarnos de los gastos y las salidas de efectivo.
La metodología de proyección será básicamente la misma empleada con los ingresos, de manera que nos haga estar al tanto de en qué momentos hay que hacer pagos, para asegurarnos de que al acercarse los mismos habrá liquidez suficiente.
Proyectar los flujos de efectivo
Todos los datos recopilados en las fases anteriores se utilizan para hacer una proyección de los flujos de efectivo a lo largo de un plazo de tiempo concreto.
Comparando los flujos de efectivo entrantes y salientes se obtiene una imagen clara de cómo evolucionará la tesorería de la empresa en el futuro.
Implementar, monitorizar y ajustar
Una vez que el documento está listo, el plan se pone en práctica y se supervisa de forma periódica para detectar a tiempo posibles desviaciones. En caso de que estas surjan, se aplican medidas correctivas.
Aspectos a tener en cuenta al elaborar un plan de tesorería
Al hacer un plan de tesorería hay que tener en cuenta algunos aspectos que pueden ayudar a conseguir que esta herramienta sea lo más eficiente posible:
Cultura de pago y cobro
Fomentar una cultura de pago puntual entre los clientes y un sistema eficiente de cobros mejora significativamente el flujo de caja.
Se pueden adoptar medidas como la aplicación de incentivos para pagos anticipados o los recargos en caso de retraso.
Colaboración interdepartamental
La tesorería es una cuestión transversal y, por ello, para elaborar el plan se requiere la colaboración de diferentes departamentos de la empresa. Cuanto más precisa y actualizada esté la información de cada área, más fácil será construir proyecciones realistas.
Tecnología y herramientas
El uso de un software de gestión financiera y de herramientas tecnológicas puede mejorar la precisión y la eficiencia del plan de tesorería porque estos programas realizan funciones esenciales como la automatización de la recolección de datos y la monitorización de los resultados.
Inflación y tipos de cambio
Las fluctuaciones de la inflación y en los tipos de cambio puede tener una influencia directa en los flujos de caja, especialmente en negocios que llevan a cabo operaciones internacionales o dependen de materias primas importadas. Por eso, es importante considerar estas variables a la hora de elaborar el plan de tesorería, e incluir en el mismo estrategias que ayuden a mitigar sus efectos.
Ciclo de operaciones
Para planificar bien la tesorería hay que comprender el ciclo de operaciones de la empresa, que es el tiempo necesario para comprar inventario, vender los productos y cobrarlos.
En función de si el ciclo es más corto o más largo, las necesidades de efectivo para cubrir los costos operativos durante el mismo será mayor o menor.
Beneficios de contar con un plan de tesorería
Contar con una herramienta de este tipo tiene múltiples ventajas para las empresas:
Prevención de problemas de solvencia
Al hacer una buena planificación de los flujos de caja se pueden anticipar posibles déficits de efectivo y tomar medidas preventivas para evitarlos. De esta forma, el negocio tiene asegurado que va a poder cumplir con sus obligaciones financieras en todo momento.
Ayuda para la obtención de financiación
Un plan de tesorería bien estructurado y detallado incrementa la confianza tanto de inversores como de acreedores, y resulta ser muy útil a la hora de obtener financiación externa y de poder acceder a ella en condiciones algo más beneficiosas de las que se obtendrían si la tesorería no estuviera bien planificada.
Resiliencia ante contingencias
Al prever posibles fluctuaciones en los flujos de caja, el plan de tesorería ayuda a identificar riesgos financieros antes de que estos se conviertan en un problema.
También ayuda a crear un fondo de emergencia que permita hacer frente a situaciones imprevistas, mejorando la capacidad de resiliencia del negocio.
Plan de tesorería: ejemplo práctico
Tech Solutions S.A. es una empresa de software que dispone del siguiente plan de tesorería para este año:
Proyección de ingresos mensuales
- Venta de software: 50 000 €
- Servicios de consultoría: 30 000 €
- Otros ingresos: 10 000 €
- Total de ingresos mensuales: 90 000 €
Proyección de gastos mensuales
- Costos de inventario: 20 000 €
- Salarios y reparto de beneficios: 25 000 €
- Alquileres: 5000 €
- Gastos administrativos: 3000 €
- Marketing: 7000 €
- Intereses de préstamos: 2000 €
- Pagos de préstamos: 10 000 €
- Impuestos y tasas: 3000 €
- Gastos imprevistos y contingencias: 5000 €
- Total de gastos mensuales: 80 000 €
Proyección de flujos de caja mensuales
- Flujo de caja operativo: 90 000 – 80 000 = 10 000 €
- Saldo inicial de caja: 20 000 €
- Saldo final de caja: 20 000 + 10 000 = 30 000 €
El plan de tesorería de esta empresa proyecta unos ingresos mensuales de 90 000 € y gastos mensuales por valor de 80 000 €, con un flujo de caja operativo de 10 000 € al mes. Este sería el punto de partida, pero luego se puede ir añadiendo más información para hacer que este documento sea más completo.
Por ejemplo, incluir un calendario de pagos y de cobros, y prever diferentes escenarios que se pueden producir, como la pérdida de un cliente importante o la subida de los costos de inventario por efecto de la inflación.
Elaborar un plan de tesorería requiere tiempo, y resulta mucho más fácil de hacer cuando se cuenta con el apoyo de un software de calidad. Como resultado, la empresa se garantiza el contar con una herramienta que le será de gran utilidad a la hora de gestionar sus recursos de forma eficaz.
