Qué es un profesiograma y cómo hacerlo

Cada vez es más habitual que las empresas recurran a herramientas que pueden ayudarles en todo lo relacionado con la gestión de los recursos humanos.

Entre ellas, nos encontramos con el profesiograma, que resulta de especial utilidad a la hora de comprender mejor los diferentes puestos de trabajo que existen en la organización, y las tareas y responsabilidades que conforman cada uno de ellos.

Este documento puede ayudar a agilizar la selección de personal, porque permite a los encargados de la selección definir de manera más sencilla las habilidades y competencias que ha de tener quien ocupe la vacante. Es, por tanto, una herramienta muy útil que conviene tener presente. Veamos con más detalle de qué se trata y cómo elaborarla.

Qué es un profesiograma y para qué sirve

Es un documento que recoge la formación, capacidades y habilidades que debe tener quien ocupa un determinado puesto de trabajo. Para ello, define previamente las tareas y responsabilidades que forman parte de ese cargo.

Se refiere a cualidades objetivas y subjetivas de la persona, y también a los factores internos y externos que afectan al puesto en cuestión. 

Cómo hacer un profesiograma paso a paso

Elaborar un profesiograma requiere un enfoque meticuloso y comprender lo más profundamente posible los diferentes roles y actividades que componen la estructura de la organización. Para llevar a cabo este documento, seguiremos una serie de pasos:

Definición de los objetivos

Como en cualquier herramienta relacionada con la gestión de recursos humanos, el punto de partida es tener claro cuál es el objetivo perseguido. Los objetivos pueden ser facilitar el proceso de selección de personal, servir como herramienta para medir el desempeño, etc.

Identificación de puestos

Una vez que tenemos claro qué objetivos concretos buscamos con esta herramienta, podemos empezar a trabajar en ella.

El primer paso es hacer una identificación de los puestos de trabajo que existen dentro de la empresa: desde los más bajos en la cadena de mando hasta los más altos. Un buen cronograma debe hacer referencia a los puestos operativos, los puestos de gerencia y los de soporte, porque todos ellos son necesarios.

Análisis de puestos

Cuando ya tenemos la lista de puestos, hay que analizar detalladamente cada uno de ellos. Es necesario recopilar información sobre las tareas a desarrollar, las competencias requeridas para asumirlas, el nivel de autoridad que tienen y todas aquellas condiciones laborales que se consideren relevantes.

Descripción de puestos

Con la información obtenida, se elabora la descripción de cada puesto. Para simplificar el proceso, se aconseja utilizar una plantilla, de modo que tengamos la misma información de los diferentes puestos de trabajo.

Estas descripciones tienen que ser claras, concisas y específicas, destacando especialmente las responsabilidades principales del trabajo, las habilidades necesarias para desarrollarlo y los requisitos mínimos de formación y experiencia que ha de tener quien ocupe cada puesto.

Identificación de competencias

Como decíamos, hay que definir las competencias que son esenciales para desempeñar de forma exitosa un puesto de trabajo. Esto incluye habilidades técnicas o duras, pero también habilidades blandas, como la capacidad de trabajar en equipo o de gestionar el estrés.

Evaluación y validación

Una vez que está listo, el profesiograma se somete a evaluación por parte de los responsables de cada área y de los empleados que ocupan los puestos. Con el fin de saber si la información recogida es correcta, y si hace falta añadir o quitar algo.

Implementación y mantenimiento

Una vez validado, el profesiograma pasa a ser una herramienta más de la gestión de recursos humanos. No obstante, hay que tener la precaución de revisarlo periódicamente y mantenerlo actualizado, porque puede haber cambios en las tareas que se asumen en algún puesto, e incluso pueden aparecer nuevos puestos de trabajo dentro de la organización.

Ejemplo de profesiograma

Aquí tienes un profesiograma de ejemplo con un puesto de trabajo de tipo operacional:

Puesto: Técnico de soporte técnico

Descripción: se encarga de prestar asistencia y resolver los problemas relacionados con el funcionamiento de equipos y sistemas informáticos de clientes externos e internos de la empresa. Requiere un sólido conocimiento técnico y habilidades de comunicación efectiva para garantizar una resolución eficiente de los problemas y garantizar la satisfacción del cliente.

Responsabilidades

• Proveer soporte técnico remoto o presencial a clientes externos y usuarios internos.
• Diagnosticar y resolver problemas de hardware, software y redes.
• Instalar, configurar y mantener equipos y sistemas informáticos.
• Registrar y documentar incidentes y soluciones en el sistema de gestión de tickets.
• Brindar asesoramiento y capacitación básica a los usuarios.

Competencias requeridas

• Sólidos conocimientos en sistemas operativos.
• Experiencia en diagnóstico y resolución de problemas de hardware y software.
• Habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Capacidad para trabajar bajo presión y para gestionar múltiples tareas de forma simultánea.
• Orientación al cliente.
• Habilidades de trabajo en equipo.

Ventajas de utilizar un profesiograma en el campo de los RR. HH.

Utilizar un profesiograma tiene múltiples beneficios para las empresas:

Estandariza las descripciones de puestos

Sirve para crear descripciones detalladas y uniformes de cada puesto de trabajo que hay en la organización. Esto permite abordar mejor el reparto de tareas entre los diferentes puestos.

Facilita la selección y contratación

Aporta a los reclutadores información concreta sobre los requisitos y tareas de cada puesto, a fin de que sepan exactamente qué competencias y habilidades buscar en los candidatos.

Ayuda al desarrollo y evaluación del talento

Identifica las competencias que son necesarias para el éxito en cada puesto y define una serie de criterios para medir la evaluación del desempeño. Esto ayuda a analizar si los miembros de la plantilla se están ajustando bien a los requisitos que requiere el puesto. 

Sirve para la planificación de carrera y de la sucesión

El profesiograma también puede ayudar a identificar habilidades y competencias destacables a tener en cuenta a la hora de planificar la sucesión en puestos clave de la organización.

Mejora la comunicación interna

Si la descripción de puestos de trabajo es clara y conocida por todo los miembros de la organización, cada empleado puede entender mejor cuál es su rol y qué responsabilidades le corresponden. Esto facilita un mejor desempeño, lo que también contribuye a crear un ambiente de trabajo más positivo y colaborativo.

¿Qué tipos de profesiograma se pueden utilizar?

Encontramos dos tipos básicos que se clasifican en función de si se elaboran prestando especial atención al puesto de trabajo o al individuo.

Profesiograma por factores

Es el que se elabora partiendo desde el puesto de trabajo en sí mismo. Recoge las tareas, capacidades y aptitudes propias del puesto, tanto las físicas como las psicológicas.

El resultado es una definición que permite incluso a las personas no expertas saber de qué trata el puesto de trabajo.

Profesiograma por competencias

Es el que se elabora cuando se centra la atención en el individuo. Por lo tanto, es el más útil de cara a facilitar los procesos de selección, porque define claramente cuáles son los requisitos de formación, experiencia y habilidades duras y blandas que debe cumplir quien ocupa el puesto.

Preguntas frecuentes en relación con los profesiogramas

Te damos respuesta a algunas de las dudas más comunes en relación con este tema:

¿Quién elabora el profesiograma?

Lo hacen en el Departamento de Recursos Humanos, pero requieren la colaboración estrecha de las personas que ocupan cada puesto y de sus supervisores.

¿Qué información debe incluir?

Todo lo relacionado con las responsabilidades principales de cada puesto, las competencias técnicas, las habilidades blandas, los requisitos de formación y experiencia, y cualquier otro detalle que se considere relevante.

El profesiograma es una herramienta fundamental en la gestión de recursos humanos y, por eso, cada vez son más las empresas que cuentan con él.