La facturación electrónica se está imponiendo en el mundo empresarial por distintos motivos, como su facilidad de uso, el alto nivel de seguridad que proporciona y por la presión de la normativa existente (como la Ley Antifraude, por ejemplo).
Los requisitos de una factura electrónica deben cumplirse para que su emisión sea válida y pueda ser utilizada dentro de los márgenes que la ley establece. No basta con usar cualquier software o aplicación informática de facturación, sino que se debe apostar por una solución que garantice una emisión adecuada con los requisitos técnicos y de contenido que debe tener una factura electrónica.
La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura tradicional en papel, pero ofrece ventajas interesantes en términos de eficiencia, seguridad y reducción de costes.
Una de las características más importantes de una factura electrónica es que cuenta con una firma digital o sello electrónico que garantiza su autenticidad e integridad, y que impide posibles alteraciones posteriores (lo que ayuda a evitar posibles estafas y fraudes).
Por lo tanto, una factura es un documento con la misma validez que una factura tradicional, pero que se expide, envía y recibe en formato electrónico, cumpliendo con una serie de requisitos para ser considerada válida a nivel legal.
Índice de contenidos
Qué es una factura electrónica
Una factura electrónica es un documento que se emite y recibe en formato electrónico, donde se registra una transacción comercial, detallando los bienes entregados o los servicios prestados, junto con otra información importante, como el importe, los impuestos, los datos de la empresa y el cliente y las fechas de emisión, entre otros.
Requisitos de la factura electrónica
Aunque cada país puede tener una legislación diferente y requerir una serie de características propias para la factura electrónica, lo habitual es que los principales requisitos se encuentren en el formato, el código de enrutamiento, el método de envío, el contenido y la firma electrónica.
Veamos cuáles son los requisitos de la factura electrónica que permiten un correcto registro de las mismas.
Formato
Es habitual que muchas empresas consideren que con el envío de una factura en formato PDF por correo electrónico estén realizando de forma correcta la facturación digital. Sin embargo, este sistema no es el adecuado, ya que la normativa española requiere del uso de un formato específico para poder garantizar la integridad, legibilidad y trazabilidad de la factura.
La Administración pública española utiliza el formato .XML del tipo UBL. Este formato estándar internacional es reconocido y empleado en distintos países para la estructuración y estandarización de documentos comerciales (como es el caso de las facturas electrónicas).
El formato UBL en formato XML se usa ampliamente en el ámbito de la facturación electrónica, especialmente cuando se trata de transacciones comerciales con entidades públicas europeas. La utilización de este formato asegura la consistencia y la comprensión común de la información contenida en las facturas electrónicas, facilitando su procesamiento y gestión automatizada.
Código de enrutamiento
El código de enrutamiento es otro de los requisitos indispensables que debe contener una factura electrónica, y consiste en un sistema que permite garantizar que la factura llega al destinatario correcto (el encargado de tramitar el documento, como, por ejemplo, el envío a un ayuntamiento concreto).
Existen numerosos códigos de enrutamiento que se utilizan para dirigir las facturas a destinatarios diferentes. Algunos de los más utilizados son DIRe (para emitir facturas electrónicas a un contratista del Estado), DIR3 (para facturar a cualquier Administración pública española), ChorusPro (para facturar a la Administración pública francesa) o SDI (para facturar a la Administración pública italiana), entre otros.
Método de envío
El método de envío de la factura electrónica es exigido por las normativas reguladoras y las propias entidades destinatarias. Aunque entre empresas es habitual el envío de las facturas mediante correo electrónico, cada vez se utilizan más otros sistemas seguros y eficientes, que garantizan un proceso con un mayor nivel de control y seguridad que el e-mail.
En España, por ejemplo, se emplean diferentes formas de envío de facturas electrónicas, como el FACe (punto general de entrada), el eFACT o el PUEF. Para el envío de facturas electrónicas a nivel europeo, se utiliza Peppol (aunque algunos países cuentan con sus propios entornos desarrollados de forma personalizada).
Firma electrónica
La firma electrónica no es un requisito indispensable para el envío de una factura electrónica entre empresas o particulares, siempre que se garantice su autenticidad de origen, su integridad y su legibilidad. Sin embargo, a la hora de trabajar con la Administración pública española sí que es necesario firmar electrónicamente las facturas, utilizando para ello un certificado digital válido
Lo habitual es contar con el certificado digital instalado en el equipo, así como el software adecuado para realizar la firma. De esta forma se podrá firmar la factura electrónica de forma que cumpla con las exigencias del Estado, y así podrá ser aceptada para su correspondiente abono.
Disponer de este sistema de firma de facturas también es muy interesante en el caso de que alguna empresa requiera la firma de la factura mediante un sistema que garantice su autenticidad, integridad y privacidad. Estos programas se pueden descargar de forma gratuita y son muy sencillos de utilizar, por lo que no supondrán un gran problema o esfuerzo para las empresas.
Contenido
Nunca hay que olvidar que una factura electrónica también debe cumplir con los requisitos de una factura tradicional, es decir, incluir el contenido mínimo y necesario para que sea considerada válida, como el número de factura, fecha de expedición, datos del emisor y el receptor, número de identificación fiscal y detalle, importe e impuestos.
Hemos visto cuáles son los requisitos de una factura electrónica que deben cumplirse para que puedas aplicarlos a tu empresa y así utilizar esta nueva forma de facturar de manera apropiada y eficiente.
Gracias a la facturación electrónica podrás agilizar tu proceso de facturación, acelerar los cobros y disminuir costes. Emitir y enviar facturas electrónicas, cumpliendo con los principales requisitos, es fundamental para que tu empresa opere de forma eficiente en el mercado y pueda incrementar su nivel de competitividad y rentabilidad.
