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Documentos mercantiles

Jesús Mora
12 September, 2014

Estamos junto a nuestro cliente entregando unos productos de su anterior pedido, ¿sabes qué documento tienes que hacerle para justificar la entrega del pedido? A continuación te explico qué documentos mercantiles o comerciales pueden surgir en una compra-venta, y qué obligaciones y responsabilidades otorga cada uno.

 
 Índice de contenido
 
1- ¿Cuales son los documentos del registro mercantil?
2- Consulta Documentos Registro Mercantil.
 

1. ¿Cuales son los documentos del registro mercantil?

Los documentos comerciales, es decir, los presupuestos, los pedidos, los albaranes y las facturas son los que regulan las relaciones entre proveedores o acreedores, y sus clientes, durante todo el proceso de entrega de una mercancía o de prestación de un servicio, que van, desde que el cliente se interesa por los productos o servicios de un proveedor o acreedor, respectivamente, hasta que el cliente paga por los productos o servicios recibidos.

No todos tienen por qué aparecer en un proceso de venta, pudiendo prescindirse de unos o de otros según el caso, excepto de la factura, que siempre ha de aparecer en el proceso de venta. A continuación, vemos en más detalle cada uno de ellos, en su orden normal de aparición:

Presupuesto: es el documento generado por un proveedor o acreedor cuando un cliente le manifiesta su interés en sus productos o servicios, pero no tiene decidido que vaya a adquirirlos. En él, se recogen los precios de los productos o servicios por los que el cliente se ha interesado y, en base a ellos, decidirá si finalmente compra o no. En ocasiones, da origen a una negociación que puede terminar con la compra de los mismos.

Pedido: es el documento generado por un proveedor o acreedor cuando su cliente le realiza una solicitud de una mercancía o de un servicio que no van a ser entregados o realizados en el instante de ser solicitados. Normalmente se prescinde de este documento cuando el material es entregado o el servicio es realizado en el momento de ser solicitados, siendo sustituido por el el albarán o la factura.

Albarán: es el documento generado por un proveedor o acreedor que acredita la entrega de un material o la realización de un servicio a un cliente. A modo interno, indica la salida de la mercancía del almacén, con los consiguientes movimientos de stocks que hubiera supuesto. Si la factura es generada en el momento de entrega de la mercancía o de realización del servicio, el albarán es sustituido por la factura.

Factura: es el documento que justifica fiscalmente la realización de un servicio o la entrega de una mercancía por parte de un proveedor o acreedor a un cliente. Incluirá los movimientos de almacén siempre y cuando no proceda de un albarán, es decir, siempre y cuando se genere en el momento de prestación de un servicio o de entrega de una mercancía (en cuyo caso, normalmente no se genera albarán, sino que se suele entregar directamente la factura).

Además la factura da lugar a un derecho de cobro por parte del proveedor o acreedor, y una obligación de pago por parte del cliente, en los términos indicados y acordados entre las partes, que pueden ser:

– Al contado, o a partir de la fecha de la factura.

– A partir diferentes plazos o vencimientos posteriores a la fecha de factura.

En resumen:

  • El presupuesto se genera cuando el cliente quiere conocer los precios de su proveedor o acreedor.
  • El pedido se genera cuando los productos no se entregan o los servicios no se prestan en el momento de ser solicitados.
  • El albarán se genera en el momento de entrega de la mercancía o de prestación de los servicios, siempre y cuando no se vaya a entregar.
  • La factura se entrega en cualquier proceso de venta en el que se presta un servicio o se entrega una mercancía.

2. Consulta Documentos Registro Mercantil.

 

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